Provincie krijgt wederom tik op de vingers van archivaris

Het provinciehuis aan de Tweebaksmarkt in Leeuwarden. FOTO LC

De provincie Fryslân heeft wederom een tik op de vingers gekregen van de eigen provinciearchivaris.

Uit een rapport van de provinciearchivaris blijkt dat het Fryslân onvoldoende lukt om op de juiste manier documenten te ordenen, te bewaren en te vernietigen. De provinciearchivaris kwam anderhalf jaar geleden tot eenzelfde conclusie.

Vooral de omgang met ‘Dielplak’, het systeem van de provincie om als ambtenaren onderling documenten te delen, moet beter. Onwetendheid en vrijblijvend rondom het werken met de tool zorgt voor een negatieve beoordeling. Ambtenaren en afdelingen kregen de keuzevrijheid om met alternatieven te werken, terwijl dat niet de bedoeling was. ,,De processen die betekenisvolle, betrouwbare, tijdige, juiste informatie moeten genereren, zijn onvoldoende in control .’’ Wat opvalt is dat de doelen die de provincie zichzelf stelde over archiefbeheer, niet zijn meegenomen bij de ontwikkeling van ‘Dielplak’, sinds 2017 in de lucht. Dat zorgt nu voor complicaties.

Documenten opgeslagen in verschillende systemen

Ambtenaren slaan documenten nog altijd op in verschillende systemen. Overzicht ontbreekt, dossiers zijn niet compleet en stukken zijn onvindbaar in ‘Dielplak’. De vrijblijvendheid waarmee ‘Dielplak’ is geïntroduceerd, breekt de provincie nu op. Omdat het de provincie niet lukt om de gehele organisatie in één systeem te laten werken, is het meer geld kwijt aan het draaiende houden van oude systemen. Bovendien zijn stukken slecht vindbaar. ,,Zonder een centraal actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden is de provincie niet in staat om opgevraagde stukken snel te leveren.’’ Bovendien vergroot het risico’s op datalekken.

De archiefafdeling van de provincie zorgt voor het ordenen, bewaren en vernietigen van provinciestukken, niet alleen op papier, maar ook digitaal. Het gaat om informatie op computers, telefoons, bureaus en in kasten. Een goede archivering is nodig om te voldoen aan WOB-verzoeken en draagt bij aan het zijn van een betrouwbare overheid.

De provincie moet ook beter overbodige informatie vernietigen. Volgens de archivaris is de achterstand die de provincie in 2016 verder opgelopen. Volgens hem moet de provincie ,,zich niet laten afleiden’’ door digitale ontwikkelingen en ,,prioriteit’’ geven aan het wegwerken van achterstand. Dan ,,is er alle kans dat de provincie bij het volgende jaarverslag beter scoort’’.

Gedeputeerde Avine Fokkens (VVD, bedrijfsvoering) erkent de problemen en zegt dat er al een verbeterplan loopt. ,,Veel van de conclusies uit het onderzoek zijn al opgepakt door de organisatie.’’